What’s a hybrid event?

English version

What is the future of hybrid events beyond Covid?

Hybrid events combine a “live” event with a “virtual” component, such as a fair, conference, seminar or workshop. We all participate in hybrid events without even realising it, for example, the Olympic Games, sports matches and games (Wimbledon, The US Open, The FIFA World Cup, NBA), music concerts and news and political coverage among many others.

 

These are some of the benefits that our clients have seen when performing hybrid events:

Increased participation:

An online event opens up many more opportunities to enjoy the content of an event.

Reach:

A virtual event has a global reach.

Flexibility:

Attendees can interact and enjoy content when, how and where they choose.

Measurement:

With current tools we can see and evaluate the scope of the event online.

Sponsorship:

Due to the scope of a virtual event we can get more brands to want to be part of the event and we can create activities for viewers to participate; real-time networking rooms, question and answer sessions, etc.

Eco:

Online events reduce unnecessary travel by reducing greenhouse gas emissions.

Branded content creation:

All captured and recorded material can be reused throughout the year in different ways, helping to promote future events and keep attendees engaged between events.

There is no doubt that live events are very important for our industry, however, a virtual event will be part of the future. Currently with the Av-Drop system it is possible to create backdrops, rooms and everything you can imagine to make a virtual event have the same impact as a live one and we have all the experience to make it possible.

 

Is a hybrid event more expensive?

They are on average 25 to 40 percent less expensive than live events in addition to saving on travel and expenses.

 

How do I interact with the audience during the hybrid events?

Two-way interaction is one of the keys to all virtual events because we can conduct live seminars, real-time networking rooms, live conversations with question and answer sessions bringing the audience closer together within the show. It is important to define beforehand the type of offer that the virtual assistants will have in order to give them a complete experience and to count on professionals so that nothing fails during the transmissions.

How has Covid helped the hybrid events?

Covid has revolutionised the event industry, changing the global landscape enormously in a matter of months. Since the beginning of the pandemic, hundreds of events have been postponed and cancelled around the world. Without a clear vision of when this crisis will end, many organisations have begun to hold hybrid and entirely virtual events.

This has caused event companies to evolve and step forward by training their teams and providing networking opportunities, the need to evolve has been a critical factor for businesses. Having as main objective, to guarantee the security of their events for the benefit of all.

 

All events must adopt new policies and procedures to minimise physical contact and protect the well-being of staff, attendees and artists.

080 Fashion Barcelona 2020

 

Versión en Español

¿Qué es un evento híbrido?

¿Cuál es el futuro de los eventos híbridos más allá de Covid?

Los eventos híbridos combinan un evento “en vivo” con un componente  “virtual”, como una feria, conferencia, seminario o taller. Todos participamos en eventos híbridos sin siquiera darnos cuenta, por ejemplo, los Juegos Olímpicos, partidos deportivos y juegos (Wimbledon, The US Open, The Ashes, Rugby World Cup, The FIFA World Cup, MLB World Series, NBA), conciertos de música como Live Aid y cobertura de noticias y política entre muchos más.

Estos son algunos de los beneficios que nuestros clientes han visto al realizar eventos híbridos:

Mayor participación:

Un evento en línea abre muchas más oportunidades de disfrutar del contenido de un evento.

Alcance:

Un evento virtual tiene un alcance global.

Flexibilidad:

Los asistentes pueden interactuar y disfrutar del contenido cuándo, cómo y dónde decidan.

Medición:

Con las herramientas actuales podemos ver y evaluar el alcance del evento online.

Patrocinio:

Debido al alcance de un evento virtual podemos lograr que más marcas quieran ser parte del evento y podemos crear actividades para que los espectadores participen; salas de networking en tiempo real, sesiones de preguntas y respuestas, etc.

Eco:

Los eventos en línea reducen los viajes innecesarios reduciendo las emisiones de gases de efecto invernadero.

Creación de contenido de marca:

Todo el material capturado y grabado se puede reutilizar a lo largo del año de diferentes maneras, lo que ayuda a promover eventos futuros y mantiene a los asistentes comprometidos entre eventos.

 

No cabe duda de que los eventos en vivo son muy importantes para nuestra industria, sin embargo, un evento virtual será parte del futuro. Actualmente con el sistema Av-Drop es posible crear fondos de escenario, salas y todo lo que te puedas imaginar para hacer que un evento virtual tenga el mismo impacto de uno en vivo y tenemos toda la experiencia para hacerlo posible.

 

¿Es más costoso un evento híbrido?

Son en promedio entre un 25 y un 40 por ciento menos costosos que los eventos en vivo además de ahorrar en desplazamientos y gastos de viaje.

 

¿Cómo interactuar con el público durante los eventos  híbridos?

La interacción bidireccional es una de las claves en todos los eventos virtuales porque podemos llevar a cabo seminarios en vivo, salas de networking en tiempo real, conversaciones en vivo con sesiones de preguntas y respuestas acercando más al público dentro del espectáculo. Es importante definir antes el tipo de oferta que tendrán los asistentes virtuales para poder darles una experiencia completa y contar con profesionales para que no falle nada durante las transmisiones.

 

¿Cómo ha ayudado el Covid a los eventos híbridos?

El Covid ha revolucionado la industria de los eventos, cambiando enormemente el panorama global en cuestión de meses. Desde el inicio de la pandemia, se han pospuesto y cancelado cientos de eventos en todo el mundo. Sin una visión clara de cuándo desaparecerá esta crisis, muchas organizaciones comenzado a realizar eventos híbridos y totalmente virtuales.

 

Esto ha hecho que las compañías de eventos evolucionen y den un paso adelante capacitando a sus equipos y dando oportunidades de networking, la necesidad de evolucionar ha sido un factor decisivo para las empresas. Teniendo como principal objetivo, garantizar la seguridad de sus eventos para el beneficio de todos.

 

Todos los eventos deberán adoptar nuevas políticas y procedimientos para minimizar el contacto físico y proteger el bienestar del personal, los asistentes y los artistas.