Keys for an event in new normal

An event will reflect your identity and convey brand value to all visitors

English version

One of the first things you should think about is the concept you want to convey and how the design will communicate those feelings. It is a process whose main purpose is to project products or services in an aesthetic and attractive way.

Planning, space and decoration are key to an event, but design is the form, it must be pampered and cared for. If it is right, a good space design has the power to give life to the event and change the atmosphere of a previously empty or neutral place.

Within the design we also have technical elements and details such as scenery, sound, lighting and perhaps a multimedia section, all this must be combined so that the result is more impressive and is also what marks the placement of the elements, decoration, lighting and even the location of staff.

 

Planning

When it comes to organizing important professional or personal events, improvisation is never good. The importance of a good event organization is highlighted when the failures, nerves and mistakes start.

Having experts in event organization can be a great help because you need knowledge, service providers and organizational protocols.

 

Budget

Having a clear budget is another of the most important factors, because the limit of what you can do depends on it and you will avoid mistakes or surprises at the end of the event. Having a very clear number of guests and type of activity will help to better determine the final value of the event.

Ability to adopt prevention and control measures.

To know the current norms of the realization of events within the new normality. Here you will find recommendations communicated by the government for events and mass activities in the context of the new normality by covid-19 in Spain.

Timing

It is also a priority to have the dates of the event on the table so that we have enough time to have everything ready for the day of the launch and to make a realistic plan and timetable. It is recommended to select an appropriate date and time that fits the calendar and to establish an agenda for the event this will avoid attendees leaving in a hurry or getting bored, and get the best result of the event.

Space

The place where the event will take place is another aspect to be considered, such as comfort, access for guests, public services, etc. The space represents an important percentage of the perception that the attendees will have of the event and if it is done in the correct way we will create a link with the guests and the brand.

In case the location is not the best we can create spaces through Av-Drop that work as a blank canvas for everything we want to create because this modular system is 100% customisable and its price for rent or purchase is very competitive and guarantees an incomparable event.

The attention to detail of the space, the decoration, the light, the food, the atmosphere, the music….etc we think will make the event a unique experience and more difficult to forget.

To finish it is always good to have a plan B, unexpected problems can always happen. One of the guarantees we will have when hiring professionals is the experience because places, materials or people can fail.

 

 

Lighting

What your space is like? To know how many light bulbs you need

  1. Lighting Plan To know how to distribute the lighting in the space.
  2. Illumination Plan this will confirm how many light bulbs you will need, will help you plan how to distribute the lighting in the space.
  3. Effects and tones Depending on the concept we must see if we want a warm or cold light and depending on the direction of the event what type of tonal ranges we are going to use.
  4. Contrasts and interaction A factor to consider in how the beams of light create space and how the elements within the event combine with each other.
  5. Appropriate material The lighting must be in line with the image of the brand and with the idea of the event to be consistent and elegant to create an experience to the attendees.

Forms

The objects that we introduce in our space will set the personality of the event. Decoration, structures, furniture … etc can give character to the design.

Play with bold shapes: A sculpture or object that does not have a classic square, circular or triangular shape can give personality and modernity to the space.

The proportions are important: Adjusting the scale and size of the objects distributed in the space is fundamental to create harmony and have a great visual impact.

 

 

 

Color

Another essential element is colour. Choosing the right colour palette is essential. Colour must be incorporated into key objects in our space, such as decoration, materials used, signs, menus or light itself.

Working with different shades of the same colour is an interesting way to give cohesion to the aesthetics of the space. Also, using complementary colours will play with giving accents and contrasts to the design.

Choosing different textures, prints or mosaics helps to differentiate elements, give personality and avoid looking boring with the use of black or white or spot colours.

The company that offers the best infrastructure

One of the things to think about is what kind of structures will be used for the event because it is possible to use a backdrop, a room for a conference, corridors to direct people or any ideas you may have. For this type of solution Av-Drop is perfect! Av-drop is an international company (based in Barcelona), it is a modular, ecological and 100% customisable system. It is currently marketed worldwide and as an investment or to rent, is the best in its sector.

 

References for the recommendations for the realisation of events in the framework of the new normality:

1. World Health Organization (WHO) Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the context of COVID-19. May 2020. Available at this link
2. United States Centers for Disease Control and Prevention (CDC). Considerations for Events and Gatherings. Available at this link.
3. European Center for Disease Prevention and Control (ECDC). Guidelines for the use of non-pharmaceutical measures to delay and mitigate the impact of 2019-nCOV. February 2020. Available at this link.

 

Claves para un evento en la nueva normalidad

Un evento refleja su identidad y transmitirá el valor de la marca a todos los visitantes

Versión en Español

Una de las primeras cosas que debes pensar es en el concepto que quieres transmitir y cómo el diseño va a comunicar esas sensaciones. Es un proceso que tiene como principal finalidad proyectar productos o servicios de una forma que resulte estética y atractiva.

La planificación, el espacio y la decoración son las claves de un evento, pero el diseño es la forma, se debe mimar y cuidar. Si es el adecuado, un buen diseño de espacio tiene el poder de darle vida al evento y cambiar la atmósfera de un lugar previamente vacío o neutro.

Dentro del diseño tambien tenemos los elementos técnicos y detalles como escenografía, sonido, iluminación o apartado multimedia, todo esto se debe conjugar para que el resultado sea más impactante y es además el que marca la colocación de los elementos, la decoración, iluminación e incluso la ubicación del personal.

Planificación

Cuando se trata de llevar a cabo la organización de eventos profesionales o personales de relevancia, la improvisación nunca es buena. La importancia de una buena organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.

Contar con expertos en organización de eventos puede ser de gran ayuda porque se necesitan conocimientos, tener una agenda de proveedores de servicios y protocolos organizativos.

 

Presupuesto

Tener un presupuesto claro es otro de los factores más importantes, porque de eso dependerá el límite de lo que puedes llegar a realizar y se evitarán errores o sorpresas al finalizar el evento. Además de tener muy claro el número de invitados y el tipo de actividad ayudará a determinar mejor el valor final del evento.

Capacidad para adoptar las medidas de prevención y control

Conocer las normas actuales de la realización de eventos dentro de la nueva normalidad. Aquí podrás encontrar recomendaciones comunicadas por el gobierno para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por covid-19 en España.

Timing

También es prioritario tener las fechas del acontecimiento sobre la mesa para contar con suficiente antelación para lograr tener todo preparado para el día del lanzamiento y realizar un planning y un timing realista. Se recomienda seleccionar una fecha y hora apropiadas que se ajusten al calendario y establecer una agenda acorde para el evento que evite que los comensales vayan con prisa o se aburran, y lograr sacar el mejor resultado del evento.

 

Espacio

El lugar donde se realizará el evento es otro aspecto a tener en cuenta se debe pensar en la comodidad, accesos para los invitados, servicios publicos, etc. El espacio representa un porcentaje importante de la percepción que tendrán los asistentes sobre el evento  y si se hace de una forma correcta crearemos un vínculo con los invitados y la marca.

En el caso de que la localización no sea la mejor podemos crear espacios mediante Av-Drop que funciona como un lienzo en blanco para todo lo que queramos crear porque este sistema modular es personalizable a un 100% y su precio por alquiler o compra es muy rentable y garantiza un evento incomparable.

La atención a los detalles del espacio, de la decoración, de la luz, de la comida, del ambiente, de la música y todos los que pensemos que harán que el evento sea una experiencia única y más fácil de ser recordada.

Y para terminar siempre es bueno tener un plan B, los imprevistos o problemas siempre pueden ocurrir. Una de las garantías que tendremos al contratar profesionales es la experiencia porque pueden llegar a fallar los lugares, materiales o personas.

 

Iluminación

La luz ayuda a crear el ambiente ayudando a resaltar ciertas zonas, eliminar elementos y un sin fin de soluciones. y tenemos que tener en cuenta:

  1. Como es el espacio: Para saber qué cantidad de focos o luz necesitas
  2. Plano de iluminación: Para saber cómo distribuir la iluminación en el espacio
  3. Efectos y tonos: Según el concepto debemos ver si queremos una luz cálida o fría y según la dirección del evento que tipo de gamas tonales vamos a usar
  4. Contrastes e interacción: Un factor a tener en cuenta en cómo los haces de luz crean espacios y como los elementos de dentro del evento se combinan entre sí.
  5. Material adecuado: La iluminación debe ir acorde con la imagen de la marca y con la idea del evento ser coherentes y elegantes para crear una experiencia a los asistentes.

Formas

Los objetos que introducimos en nuestro espacio marcarán las líneas de la personalidad del evento. Decoración, estructuras, muebles… etc son los que perfilarán al diseño.

La importancia de las proporciones:  Ajustar la escala y el tamaño de los objetos distribuidos en el espacio es fundamental para crear una armonía o causar un gran impacto visual.

Juega con formas atrevidas: Alguna escultura, estructura u objeto que no tenga una forma clásica cuadrangular, circular o triangular puede dotar de movimiento, personalidad y modernidad al espacio.

 

Color

Elegir la paleta de colores adecuada es primordial. Hay que incorporar el color a los objetos clave en nuestro espacio, como la decoración, los materiales usados, la señalética o la luz.

Trabajar con diferentes tonalidades del mismo color es una forma interesante de darle cohesión a la estética del espacio. Así mismo, usar colores complementarios o análogos jugará con darle acentos y contrastes al diseño.

Elegir diferentes texturas, prints o mosaicos ayudan a diferenciar elementos, dotar de personalidad y evitar parecer aburridos con el uso del blanco o negro o colores planos.

La empresa que ofrece las mejores infraestructuras

Una de las cosas que hay que pensar es qué tipo de estructuras se usarán para el evento porque es posible usar un fondo de escenario, una sala para una conferencia, pasillos para dirigir a las personas o cualquier idea que puedas tener. Para este tipo de soluciones existe Av-Drop que es un referente internacional (made in Barcelona) .Se trata de un sistema modular, ecológico y personalizable al 100%. Actualmente se comercializa en el mundo entero y como inversión o renting es la mejor en su sector.

Referencias sobre las recomendaciones para la realización de eventos en el marco de la nueva normalidad:

1. Organización Mundial de la Salud (OMS). Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the context of COVID-19. Mayo 2020. Disponible en este enlace
2. United States Centers for Disease Control and Prevention (CDC). Considerations for Events and Gatherings. Disponible en este enlace.
3. European Center for Disease Prevention and Control (ECDC). Guidelines for the use of non-pharmaceutical measures to delay and mitigate the impact of 2019-nCOV. Febrero 2020. Disponible en este enlace.