7 tips to improve online meetings

English version

To help you conduct more productive online meetings, here are seven tips that can be implemented immediately.

Working from home is the daily bread of many. Whether it is because of the pandemic or because the convenience of this way of work has made them rethink their daily lives in a more permanent way, the fact is that there is nothing new about this, and having a good tool for videoconferencing is crucial.

There are many programs for videoconferencing such as Google Hangouts, Jitsi, Skype, Microsoft Teams… we are going to focus on talking about Zoom.

This platform is one of the most flexible at the moment, since the participants do not need to register to be part of a video conference or virtual meeting and they can participate in a meeting through their computer or mobile devices.

Although it has various payment plans, its free version is also very complete, as it allows up to 100 participants and unlimited meetings per day, but with a maximum duration of 40 minutes each. In addition, its screen sharing option or its option to use a cell phone as a webcam is ideal for business meetings.

How does it work?

 

Perhaps it is a good time to review what our meetings are like and try to make them more productive. We propose 7 tips that will help you continue building relationships on a daily basis and achieve that goal:

1.Participants:

The quality of the meetings falls as the number of attendees increases. For this reason it is important to invite the people who should really be at the meeting.

by Darya Semenova

2. Preparation:

Why don’t we prepare an agenda with the questions and topics to be discussed? This will help us to have a more effective meeting and will allow us to decide who has to be present.

by Juliette Lagache

3. Duration:

It is important that the meetings last as long as possible so that no stress or frustration is generated. In addition, it is estimated that our attention span decreases exponentially after 45 minutes.

4. Active Moderation:

It is essential to distinguish between attendees and participants. The key is to involve the attendees and try to ensure that everyone can contribute, avoid questions such as: Does anyone have anything else to add? or Any comments on this?

by Nadin M.

5. Participation:

Muting our microphone when we are not speaking. By silencing ourselves we avoid disturbing noise and contribute to the clarity of the speaker’s message at that moment.

by Noelle Blatz

6. Opinions and suggestions:

What could we do to improve? All feedback is welcome. Any constructive contribution will help us to organise more effective meetings in the future.

by Theoni Michael

7. Backdrop or background:

When the meeting is for a client or a presentation it is recommended to use a background according to the topic that we are going to discuss and in this case the modular system of Av-Drop is a good alternative, because with this product we can personalise the measurements, the image and the form of our background to achieve a more professional result.

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Have a good meeting!

 

 

7 consejos para mejorar las reuniones online

Versión Española

Para ayudarle a llevar a cabo reuniones en línea más productivas, aquí tiene siete consejos que pueden ser implementados inmediatamente.

El trabajo desde casa es el pan de cada día de muchos. Ya sea por la pandemia o porque la conveniencia de esta modalidad de trabajo los ha hecho replantearse su cotidianeidad de manera más permanente, el hecho es que esto de novedad ya no tiene nada, y contar con una buena herramienta para hacer videoconferencias es crucial.

Hay muchos programas para realizar videoconferencias como entre Google Hangouts, Jitsi, Skype, Microsoft Teams… nosotros nos vamos a enfocar en hablar de Zoom.

Esta plataforma es una de las más flexibles del momento, ya que los participantes no necesitan registrarse para ser parte de una videoconferencia o reunión virtual, además de que pueden seguirla a través de su ordenador o dispositivos móviles.

Aunque cuenta con diversos planes de pago, su modalidad gratuita también es muy completa, ya que permite hasta 100 participantes y reuniones ilimitadas al día, pero con una duración máxima de 40 minutos cada una, entre otras alternativas. Además, su opción para compartir pantalla o su opción de utilizar un teléfono móvil como webcam es ideal en las reuniones de trabajo.

¿Cómo funciona?

Quizás sea buen momento para revisar cómo son nuestras reuniones y tratar de hacerlas más productivas. Os proponemos 7 consejos que os  ayudarán a seguir día a día construyendo relaciones y alcanzar ese objetivo:

1. Participantes:

La calidad de las reuniones cae en picado a medida que el número de asistentes aumenta por esta razón es importante invitar a la gente que verdaderamente debe estar en la reunión.

2. Preparación:

¿Por qué no preparamos una agenda con las preguntas y temas a tratar? Esto nos ayudará a tener una reunión más eficaz  y nos permitirá saber mejor quién tiene que estar presente. Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión.

3. Duración:

Es importante que las reuniones duren el tiempo estrictamente necesario para que no se generen situaciones de estrés ni frustraciones. Además, se calcula que nuestra capacidad de atención baja exponencialmente a partir de los 45 minutos.

4. Moderación Activa:

Es fundamental distinguir entre asistentes y participantes. La clave es hacer partícipes a los asistentes y tratar de asegurarnos de que todo el mundo pueda contribuir, evitemos preguntas cosas como: ¿Alguien tiene algo más que añadir? o ¿Algún comentario sobre esto?

5. Participación:

Silenciar nuestro micrófono cuando no hablamos. Silenciándonos evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento.

6. Opiniones y sugerencias:

¿Que podríamos hacer para mejorar? Toda retroalimentación o feedback debe ser bienvenida. Toda contribución constructiva nos ayudará a organizar reuniones más efectivas en un futuro.

7. Backdrop o fondo de ambiente:

Cuando la reunión es para un cliente o una presentación se recomienda usar un fondo acorde al tema que vamos a tratar y en este caso el sistema modular de Av-Drop es una buena alternativa, porque con este producto podemos personalizar la medida, la imagen y la forma de nuestro fondo de ambiente para lograr un resultado más profesional

¡Que tengas un buen meeting!